1. 엑셀은 이렇게 쓰면 안된다
속이 터진다.
먼저 예시부터 보자.
실제로 직장에서 10년차 직장인이 저렇게 엑셀을 사용하는 사람을 본적이 있다.
나도 엑셀을 공부한 상태로 취업을 한게 아니라서 처음엔 별다를게 없었다.
그렇지만 이 블로그에 찾아와서 이 글을 읽는 사람들이 있다면 분명히 말하고 싶다.
엑셀은 계산기가 아니다.
2. 엑셀의 쓸모
여러분이 직장에서 접하는 데이터가 어떤 형태일지 다 알수는 없다.
엑셀같은 스프레드시트를 넘어서 엑세스 등의 데이터베이스까지 넘어가려면 기본적으로 데이터정규화라는 과정을 거쳐야 한다.
이런 데이터정규화 과정이 잘 되어있는 상태의 로데이터를 바로 추출가능한 환경의 직장이라면 여러분은 축복받은 것이다.
혹은 취합을 해야하는데 셀 병합이 되어있거나 [데이터의 형태]로 적혀있지 않은 자료를 받게 된다면 혹은 본인이 그런 원자료를 찍어내고 있는 사람이라면, 한번 생각해보아야 한다.
우린 대체 왜 엑셀을 쓰고 있는가.
나는 업무관련 지식을 얻고자 카카오톡 오픈채팅방에 몇군데 들어가있다. 업무자동화, 엑셀, VBA, 파이썬 등 주제는 다양하다. 그 카톡방에서 채팅을 읽다보면 가끔 로데이터 자체가 엉망진창이라 정리를 못하고 있다는 얘기가 많이 올라온다. 혹은 어떻게 정리를 해야할지 그 방법을 모르겠다는 초심자들의 질문이 많다.
일단 이 글에서 데이터 정규화의 방식을 설명하긴 무리가 있다. 개인적으로는 데이터 정규화는 중급자 과정이라 생각한다.
당장 어떻게 써야할지를 몰라서 급하게 찾아서 들어온 사람들을 상대로 할 얘기는 아니다.
일단은 먼저 어떤 형태로 정리를 해야 다음 단계로 나갈 수 있는지를 말하고 싶다.
(다시 한번 말하지만 이렇게 한다고 데이터 정규화가 되었다는 뜻은 아니다. 다만 피벗테이블까지 갈 수 있다는 뜻이다.)
여러분이 어느 정도의 지식을 가지고 있던 일단 여기까진 가야 다음 이야기를 할 수 있다.
각 분류가 열로 분류별 데이터가 행으로 한꺼번에 나열되어 있어야 한다. 그리고 완전히 동일한 셀 값들로 구성된 행이 없어야 한다.
+ 헷갈릴까봐 추가한다. 위 그림처럼 데이터를 세로로 누적한다고 이해하자! 위의 개념대로 하는거지만 결과물은 한 카테고리의 데이터가 세로로 누적된다고 생각하면 된다!!!!
가끔 [우리 회사는 이렇게 정리하기가 곤란해요]라는 사람들이 있다. 쓸데없는 소리하지마라. 분류를 세분화해서 늘리면 되는 문제를 귀찮다고 대충 정리해서 그런거다. 과도한 반복이 있다면 기존의 분류체계를 손볼 일이다.
3. 엑셀에서의 정리란
대부분 기본적으로 정리라 함은 어떠한 [기준]이 필요하다.
이러한 기준으로 언제부터 언제까지의 매출액을 정리해 주세요.
이런 말 많이 들어보지 않았는가.
여러분이 하고 싶은 그 정리, 여러분 상사가 해오라던 그 정리, 기본적으로 위 그림의 분홍색 박스에 적힌 1, 2, 3 중의 하나의 형태일 거라 생각한다.
늘 얘기만 듣던 피벗테이블.
보통 VLOOKUP을 가장 많이들 찾곤 하지만 개인적으론 피벗테이블이 우선이라 생각한다.
VLOOKUP은 쓸 일이 적을수록 좋은 함수다. 특정 키값을 대상으로 결과값을 불러내는 함수인데 기본적으로 분류 자체가 세밀하게 잘 되어있다면 어지간하면 피벗테이블로 해결 가능할 것이고 그보다 복잡해진다면 VLOOKUP은 너무 무겁다.
결과값의 형태에 따라 다르겠지만 Index-match 함수나 Sumifs 함수(찾는 값이 어떤 조건의 합계일 경우가 많으므로)로 가는게 더 좋은 방향이라고 본다.
4. 결론
우리 약속 몇 개만 했으면 좋겠다.
1. 셀 병합하지 말기(기능 자체를 마소에서 없애버리면 좋겠다)
2. 데이터들을 한 곳에 붙여서 모으기
3. 열에는 분류 기준, 행에는 분류별 데이터 입력하기
4. 셀 값들이 완전히 동일한 행이 없어야 함
엑셀 초보분들을 대상으로 글쓰기라 데이터베이스 개념 상의 레코드, 데이터 등에 대한 명확한 뜻 보다는 직관적인 의미로 설명하려고 했다. 양해 바란다.
암튼 약속 지킵시다. 그래야 집에 가지.
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