ChatGPT X 엑셀 업무자동화(1) - 수식과의 전쟁
업무에 엑셀을 이용하면서 수식은 가장 큰 장애물이라고 느껴집니다.
짠 수식의 함수를 또 고치고, 데이터 범위가 바뀌어서 또 고치고..
물론 데이터를 표 형태로 관리, 절대참조/상대참조, 배열수식 이용, 피벗테이블 활용 등 수식 세팅을 편리하게 해줄수 있는 방법들이 많이 있지만 다 엑셀에 익숙해지고 경험이 쌓여야 가능한 일입니다.
오늘은 ChatGPT를 이용해서 수식에 대한 고민을 좀 줄여보는 시간을 가지겠습니다.
목차
들어가며
미리 생각해 볼 사항들이 있습니다.
1. ChatGPT는 항상 같은 답을 주지는 않는다.
- 정답을 가지고 있다가 우리한테 툭 던져주는 형식이 아니라 우리가 제공한 자료와 프롬프트를 인식하고 그에 대한 해결책을 제시해주는 과정이라 매번 동일한 답변을 거치지 않습니다. 그래서 같은 결과를 얻을수 있는 확률이 높은 좋은 프롬프트를 만드는 것이 중요합니다.
2. 간단한 수식은 직접 짜는게 더 빠를수도 있다.
- 예를 들어봅시다. 내가 수식을 짤 능력이 된다면 잠깐의 고민과 타이핑할 시간이면 끝이 납니다. 그런데 그게 아니라면? 구글링하거나 누군가에게 상황을 설명하고 물어보거나 해야합니다. 똑같다고 생각합시다.
3. ChatGPT가 만든 결과물은 항상 검증이 필요하다.(할루시네이션 주의!)
- ChatGPT가 거짓말 할 때도 있다는 기사를 본적이 있을 거에요. 내가 생각하는 순서대로 데이터가 처리되었을 때의 결과값과 비교해보면 됩니다.
ChatGPT에게 프롬프트 획득
여러분 어떻게 질문해야 할 지 모르겠으면 그것도 ChatGPT에게 물어봅시다.
제가 대표로 한번 물어보겠습니다.
먼제 제가 ChatGPT에게 역할을 부여한 부분을 주목해 주세요.
너는 엑셀 함수를 이용해 회사업무 상 많은 문제를 해결한 경험이 있는 엑셀전문가야.
이렇게 역할을 부여하면 좋은 답변을 얻을 확률이 높습니다. 아주 중요합니다.
다음 제 질문을 잘 기억하세요. 앞으로 여러분이 많이 사용해야할 질문입니다.
엑셀 함수를 이용해서 수식 작성을 너에게 맡기려고 해.
어떻게 너에게 질문하면 될지 프롬프트를 추천해줘.
우리는 아직 엑셀전문가도 아니고 ChatGPT전문가도 아닙니다.
그렇기때문에 엑셀에 관련해서 ChatGPT에게 질문을 할 때 좋은 답변을 얻기 어려울 가능성이 높습니다.
이 문제를 해결하기 위해 ChatGPT에게 좋은 답변을 얻을수 있는 프롬프트를 짜달라고 하면 아주 도움이 많이 됩니다.
질문을 위한 프롬프트 작성
먼저 우리가 어떤 엑셀 데이터를 가지고 작업을 할지 한번 살펴봅시다.
우리의 목표를 말씀드리겠습니다.
F열 "매출"이 70,000원 이상인 고객에게 J열 "쿠폰발송"에 Y값을 입력하고,
F열 "매출"이 70,000원 미만인 고객에게 J열 "쿠폰발송"에 N값을 입력합니다.
프롬프트 작성 전에 한 가지 말씀드릴 것이 있습니다.
여러분이 ChatGPT plus를 결제해서 ChatGPT-4를 사용하고 계시거나 ChatGPT-4o를 계신다면 엑셀파일 자체를 그대로 업로드해서 질문하실 수 있습니다. 하지만 해당 ChatGPT들은 시간당 횟수 제한이 있습니다.
그래서 이번 실습에서는 모든 버전의 ChatGPT에서 사용가능한 방법으로 실습하겠습니다.
바로 엑셀의 데이터를 복사 붙여넣기 하는 방식입니다.
이런 식으로 일부 데이터를 선택해서 복사 후 ChatGPT에게 질문하는 프롬프트에 같이 넣습니다.
전체 선택해서 복붙하면 되는거 아니냐고 하시지만 ChatGPT에게 질문할때는 그 질문 길이의 한계가 있습니다. 그래서 일부만 해도 제대로 답변을 얻을수 있다면 그렇게 하시는게 좋습니다.
이제 프롬프트를 한번 작성해봅시다.
위에 ChatGPT에게 받아낸 프롬프트를 읽고나서 저는 ChatGPT에게 엑셀 수식을 질문할 때 상황, 목적, 형태 라는 카테고리로 나눠서 질문하면 좋겠다는 생각을 했습니다.
■ 프롬프트 작성
고객ID 판매날짜 상품ID 상품명 판매량 매출 브랜드 사이즈 성별 쿠폰발송 C001 2024-04-26 P001 그레이팬츠 4 95,000 D브랜드 L 여성 C002 2024-04-27 P003 핑크원피스 2 69,000 F브랜드 L 남성 C003 2024-04-27 P002 화이트셔츠 8 86,000 F브랜드 M 여성 C004 2024-04-29 P001 핑크원피스 4 114,000 B브랜드 XL 여성 C005 2024-04-30 P004 핑크원피스 2 52,500 D브랜드 XL 여성 C006 2024-05-01 P003 블랙스커트 6 120,000 E브랜드 XL 남성 C007 2024-05-01 P005 화이트셔츠 6 84,000 A브랜드 XL 여성
1. 상황- 위 데이터는 데이터셋의 일부입니다.
- 첫번째 행은 헤더입니다.
- F열에는 매출이 입력되어 있습니다.
2. 목적
- F열 "매출"이 70,000원 이상인 고객에게 J열 "쿠폰발송"에 Y값을 입력하고, F열 "매출"이 70,000원 미만인 고객에게 J열 "쿠폰발송"에 N값을 입력합니다.
3. 형태
- 해당 값을 나타내는 엑셀 수식을 작성해주세요.
이렇게 작성했습니다.
결과 검증
일단 ChatGPT의 답변부터 살펴보겠습니다.
뭔가 제대로 답변을 해준거 같은 느낌입니다.
확인해보겠습니다.
기존 엑셀 J열의 쿠폰발송 부분에 ChatGPT에서 답변해준 수식을 입력하고 아래로 드래그했습니다.
우리가 원하는대로 매출이 70,000원 이상인 고객은 J열에 Y값이, 70,000원 미만인 고객은 J열에 N값이 도출되는 것을 볼 수 있습니다.
성공입니다!
아주 간단한 수식으로 실험을 해봤지만 복잡한 상황의 긴 수식도 마찬가지 입니다.
상황, 목적, 형태를 기억하세요.
어떤 상황이고 우리의 목적은 무엇이고 어떤 형태로 답변해달라.
이것이 우리가 ChatGPT에게 주어야 할 정보입니다.
이것들을 얼마나 순서에 맞게 간결하면서도 빠짐없이 써낼 수 있는지가 관건입니다.
좋은 답변을 얻었던 프롬프트는 꼭 따로 메모 저장해두셨다가 응용해시면 업무에 도움이 많이 되실겁니다.
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